Privacyverklaring R.S.R. Marcroix
Privacyverklaring R.S.R. Marcroix
R.S.R. Marcroix verzamelt persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij je informeren over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, hoe je je privacy rechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor jou van belang kan zijn. R.S.R. Marcroix gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt binnen de grenzen van de wet, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
R.S.R. Marcroix verzamelt persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij je informeren over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, hoe je je privacy rechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor jou van belang kan zijn. R.S.R. Marcroix gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt binnen de grenzen van de wet, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verantwoordelijke
R.S.R. Marcroix is de verantwoordelijke in de zin van de Wbp en AVG. R.S.R. Marcroix vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar leden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop jouw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de Wbp en AVG stelt.
R.S.R. Marcroix is de verantwoordelijke in de zin van de Wbp en AVG. R.S.R. Marcroix vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar leden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop jouw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de Wbp en AVG stelt.
Welke persoonsgegevens worden verzameld
R.S.R. Marcroix verzameld gegevens van haar leden, oud-leden en deelnemers van onze evenementen.
Van Leden:
Om lid te worden van R.S.R. Marcroix dient een inschrijfformulier ingevuld te worden. Daarbij wordt gevraagd om de volgende gegevens in te vullen om je te registeren als lid. Deze gegevens worden gebruikt om een ledenbestand te vormen. In de toelichting hieronder zal worden uitgelegd waarom er om bepaalde gegevens gevraagd wordt.
- Achternaam
- Voorletter & Roepnaam
- Geboortedatum
- Adres (Straat/postcode/woonplaats)
- Telefoonnummer
- E-mail
- Studie en instelling
- eerstejaarsstudent ja/nee. Indien ja ook studentnummer
- In bezit van een sportkaart van Erasmus Sport. Indien ja sportkaartnummer
- Persoon voor nood (naam + telefoonnummer)
- Toestemming voor het plaatsen van foto’s
Toelichting
De voor- en achternaam en geboortedatum hebben wij nodig om een uniek lid in ons systeem te kunnen zetten. Adres, telefoonnummer en email worden genoteerd om in contact te blijven met onze leden. Zo ontvangen zij onder andere onze nieuwsbrief en meer informatie over evenementen en onze lessen. De combinatie van studie, instelling en het wel of niet zijn van een eerstejaarsstudent wordt gebruikt voor het aanvragen van de eerstejaarssubsidie bij de Erasmus Universiteit. Daarnaast dienen wij als onderdeel van Erasmus Sport aan te geven welke leden een sportpas hebben. Dit wordt nader toegelicht in de sectie gegevensdeling met derden. Mocht er iets ernstigs gebeuren tijdens een van onze activiteiten dan hebben wij graag de naam en het telefoonnummer van de persoon die wij dan kunnen inlichten. Voor marketing redenen plaatsen wij geregeld foto’s op onze website of social media (Facebook, Instagram). Daarnaast gebruiken wij foto’s en informatie
vergaard gedurende het lidmaatschap bij R.S.R. Marcroix voor de inhoud van de jaarlijkse Almanak. Voor deze zaken omtrent marketing vragen wij toestemming op het inschrijfformulier.
Oud-leden
Na opzegging van het lidmaatschap worden de volgende gegevens die bij ons bekend zijn door het inschrijfformulier of eventuele wijzigingen behouden: Voor- en achternaam en mailadres. Hierdoor kan R.S.R. Marcroix oud-leden uitnodigen voor bepaalde evenementen en borrels. Bij deze gegevens wordt het jaar van inschrijven en uitschrijven genoteerd. Indien gewenst kan bij het opzeggen van het lidmaatschap aangegeven worden dat de gegevens verwijderd dienen te worden.
Deelnemers aan evenementen
Tijdens promotie- en ledenwervingsevenementen zoals de Eurekaweek en open dag wordt gevraagd aan geïnteresseerde om hun voornaam en achternaam met mailadres en aantal jaren rijervaring op te geven. Hierna krijgen zij een mail met nadere informatie over het lidmaatschap. Deze gegevens zijn nodig om potentiële leden te kunnen benaderen en informatie te verstrekken. Het aantal jaar rijervaring heeft te maken het eventueel kunnen aanbieden van een proefles. Daarnaast organiseert R.S.R. Marcroix studentenwedstrijden ook wel Steden Ontmoetingen genoemd. Aan de deelnemers wordt gevraagd om voor- en achternaam, rijvereniging, klasse en lengte en gewicht. Voor + achternaam worden gebruik om een unieke deelnemer te krijgen. De vereniging heeft te maken met de equipesprijs en startvolgorde. Daarnaast worden lengte en gewicht gevraagd ten behoeve van de indeling van de paarden op de wedstrijd. Na de Steden Ontmoeting worden deze gegevens weer verwijderd.
R.S.R. Marcroix verzameld gegevens van haar leden, oud-leden en deelnemers van onze evenementen.
Van Leden:
Om lid te worden van R.S.R. Marcroix dient een inschrijfformulier ingevuld te worden. Daarbij wordt gevraagd om de volgende gegevens in te vullen om je te registeren als lid. Deze gegevens worden gebruikt om een ledenbestand te vormen. In de toelichting hieronder zal worden uitgelegd waarom er om bepaalde gegevens gevraagd wordt.
- Achternaam
- Voorletter & Roepnaam
- Geboortedatum
- Adres (Straat/postcode/woonplaats)
- Telefoonnummer
- Studie en instelling
- eerstejaarsstudent ja/nee. Indien ja ook studentnummer
- In bezit van een sportkaart van Erasmus Sport. Indien ja sportkaartnummer
- Persoon voor nood (naam + telefoonnummer)
- Toestemming voor het plaatsen van foto’s
Toelichting
De voor- en achternaam en geboortedatum hebben wij nodig om een uniek lid in ons systeem te kunnen zetten. Adres, telefoonnummer en email worden genoteerd om in contact te blijven met onze leden. Zo ontvangen zij onder andere onze nieuwsbrief en meer informatie over evenementen en onze lessen. De combinatie van studie, instelling en het wel of niet zijn van een eerstejaarsstudent wordt gebruikt voor het aanvragen van de eerstejaarssubsidie bij de Erasmus Universiteit. Daarnaast dienen wij als onderdeel van Erasmus Sport aan te geven welke leden een sportpas hebben. Dit wordt nader toegelicht in de sectie gegevensdeling met derden. Mocht er iets ernstigs gebeuren tijdens een van onze activiteiten dan hebben wij graag de naam en het telefoonnummer van de persoon die wij dan kunnen inlichten. Voor marketing redenen plaatsen wij geregeld foto’s op onze website of social media (Facebook, Instagram). Daarnaast gebruiken wij foto’s en informatie
vergaard gedurende het lidmaatschap bij R.S.R. Marcroix voor de inhoud van de jaarlijkse Almanak. Voor deze zaken omtrent marketing vragen wij toestemming op het inschrijfformulier.
Oud-leden
Na opzegging van het lidmaatschap worden de volgende gegevens die bij ons bekend zijn door het inschrijfformulier of eventuele wijzigingen behouden: Voor- en achternaam en mailadres. Hierdoor kan R.S.R. Marcroix oud-leden uitnodigen voor bepaalde evenementen en borrels. Bij deze gegevens wordt het jaar van inschrijven en uitschrijven genoteerd. Indien gewenst kan bij het opzeggen van het lidmaatschap aangegeven worden dat de gegevens verwijderd dienen te worden.
Deelnemers aan evenementen
Tijdens promotie- en ledenwervingsevenementen zoals de Eurekaweek en open dag wordt gevraagd aan geïnteresseerde om hun voornaam en achternaam met mailadres en aantal jaren rijervaring op te geven. Hierna krijgen zij een mail met nadere informatie over het lidmaatschap. Deze gegevens zijn nodig om potentiële leden te kunnen benaderen en informatie te verstrekken. Het aantal jaar rijervaring heeft te maken het eventueel kunnen aanbieden van een proefles. Daarnaast organiseert R.S.R. Marcroix studentenwedstrijden ook wel Steden Ontmoetingen genoemd. Aan de deelnemers wordt gevraagd om voor- en achternaam, rijvereniging, klasse en lengte en gewicht. Voor + achternaam worden gebruik om een unieke deelnemer te krijgen. De vereniging heeft te maken met de equipesprijs en startvolgorde. Daarnaast worden lengte en gewicht gevraagd ten behoeve van de indeling van de paarden op de wedstrijd. Na de Steden Ontmoeting worden deze gegevens weer verwijderd.
Geven en intrekken van toestemming
R.S.R. Marcroix organiseert diverse activiteiten die alleen bestemd zijn voor leden, vandaar dat van belang is dat er gecontroleerd kan worden wie wel en geen lid is. Je gegevens worden alleen gebruikt als je hiervoor expliciet toestemming geeft. Daarbij zullen we altijd uitleggen waarvoor gegevens worden gebruikt, zoals we nu ook doen via deze privacyverklaring. Deze toestemming kan op een later moment altijd weer ingetrokken worden. Intrekken van toestemming voor het gebruiken van deze gegevens betekent dat je geen lid meer bent van R.S.R. Marcroix en niet kunt deelnemen aan de activiteiten die worden georganiseerd. R.S.R. Marcroix verzamelt persoonsgegevens direct bij jou via het inschrijfformulier voor lidmaatschap en/of via mail en niet via derden.
R.S.R. Marcroix organiseert diverse activiteiten die alleen bestemd zijn voor leden, vandaar dat van belang is dat er gecontroleerd kan worden wie wel en geen lid is. Je gegevens worden alleen gebruikt als je hiervoor expliciet toestemming geeft. Daarbij zullen we altijd uitleggen waarvoor gegevens worden gebruikt, zoals we nu ook doen via deze privacyverklaring. Deze toestemming kan op een later moment altijd weer ingetrokken worden. Intrekken van toestemming voor het gebruiken van deze gegevens betekent dat je geen lid meer bent van R.S.R. Marcroix en niet kunt deelnemen aan de activiteiten die worden georganiseerd. R.S.R. Marcroix verzamelt persoonsgegevens direct bij jou via het inschrijfformulier voor lidmaatschap en/of via mail en niet via derden.
Gegevensdeling met derden
R.S.R. Marcroix deelt persoonsgegevens met Erasmus Sport voor sportpassen, KNHS-VNS voor het lidmaatschap, Erasmus Universiteit voor het aanvragen van de eerstejaars subsidie. Hieronder zal worden toegelicht welke gegevens met welke partijen worden gedeeld.
Erasmus Sport
R.S.R. Marcroix deelt bepaalde persoonsgegevens van al haar leden met Erasmus Sport. Erasmus Sport kan controleren of onze leden een geldige Erasmus Sport pas hebben. Als dat niet het geval is zal Erasmus Sport de kosten voor die Erasmus Sport pas bij ons in rekening brengen.
Het gaat hierbij om:
- Voornaam
- Achternaam (inclusief eventuele tussenvoegsels)
- Geboortedatum
- Heb je zelf een Erasmus Sport pas aangeschaft of niet?
- Ben je het hele jaar aanwezig of slechts een half jaar?
De combinatie van voornaam, achternaam en geboortedatum zijn gegevens waarmee Erasmus Sport een unieke gebruiker ziet (direct identificerende gegevens), zodat zij kunnen controleren of je een geldige Erasmus Sport pas hebt. Het antwoord op de vraag of je het hele jaar of een half jaar aanwezig bent is nodig om het juiste bedrag voor de Erasmus Sport pas in rekening te brengen bij ons.
KNHS-VNS
De KNHS-VNS is de overkoepelende vereniging van alle studentenruiters en -rijverenigingen in Nederland. R.S.R. Marcroix is ook onderdeel van deze vereniging en hierdoor kunnen haar leden meedoen aan Steden Ontmoetingen. Wij versturen ledenlijsten naar de KNHS-VNS om lidmaatschap te controleren. R.S.R. Marcroix deelt de volgende gegevens met de KNHS-VNS:
- Voornaam
- Achternaam (inclusief eventuele tussenvoegsels)
- Geboortedatum
- Verachte afstudeerdatum van een opleiding aan een Nederlandse universiteit of hbo-instelling
Deze gegevens worden vastgelegd om te bepalen of de ruiters in aanmerking komen voor de status van studentenruiter en dus mogen deelnemen aan Steden Ontmoetingen. Deze gegevens bewaart de KNHS-VNS totdat zij een nieuwe ledenlijst voor het volgende jaar hebben ontvangen.
Erasmus Universiteit te Rotterdam
Wij verzamelen door middel van het inschrijfformulier gegevens van eerstejaars studenten waarvoor wij een eerstejaars subsidie kunnen aanvragen bij de Erasmus Universiteit. De gegevens die wij doorgeven aan de Erasmus Universiteit zijn:
- Voornaam
- Achternaam (inclusief eventuele tussenvoegsels)
- Geboortedatum
- Studentnummer
De combinatie van voornaam, achternaam, geboortedatum en studentnummer zijn gegevens waarmee de Erasmus Universiteit een unieke gebruiker ziet (direct identificerende gegevens), zodat zij kunnen controleren of deze personen eerstejaars studenten zijn waarvoor zij ons een eerstejaars subsidie toekennen.
R.S.R. Marcroix deelt persoonsgegevens met Erasmus Sport voor sportpassen, KNHS-VNS voor het lidmaatschap, Erasmus Universiteit voor het aanvragen van de eerstejaars subsidie. Hieronder zal worden toegelicht welke gegevens met welke partijen worden gedeeld.
Erasmus Sport
R.S.R. Marcroix deelt bepaalde persoonsgegevens van al haar leden met Erasmus Sport. Erasmus Sport kan controleren of onze leden een geldige Erasmus Sport pas hebben. Als dat niet het geval is zal Erasmus Sport de kosten voor die Erasmus Sport pas bij ons in rekening brengen.
Het gaat hierbij om:
- Voornaam
- Achternaam (inclusief eventuele tussenvoegsels)
- Geboortedatum
- Heb je zelf een Erasmus Sport pas aangeschaft of niet?
- Ben je het hele jaar aanwezig of slechts een half jaar?
De combinatie van voornaam, achternaam en geboortedatum zijn gegevens waarmee Erasmus Sport een unieke gebruiker ziet (direct identificerende gegevens), zodat zij kunnen controleren of je een geldige Erasmus Sport pas hebt. Het antwoord op de vraag of je het hele jaar of een half jaar aanwezig bent is nodig om het juiste bedrag voor de Erasmus Sport pas in rekening te brengen bij ons.
KNHS-VNS
De KNHS-VNS is de overkoepelende vereniging van alle studentenruiters en -rijverenigingen in Nederland. R.S.R. Marcroix is ook onderdeel van deze vereniging en hierdoor kunnen haar leden meedoen aan Steden Ontmoetingen. Wij versturen ledenlijsten naar de KNHS-VNS om lidmaatschap te controleren. R.S.R. Marcroix deelt de volgende gegevens met de KNHS-VNS:
- Voornaam
- Achternaam (inclusief eventuele tussenvoegsels)
- Geboortedatum
- Verachte afstudeerdatum van een opleiding aan een Nederlandse universiteit of hbo-instelling
Deze gegevens worden vastgelegd om te bepalen of de ruiters in aanmerking komen voor de status van studentenruiter en dus mogen deelnemen aan Steden Ontmoetingen. Deze gegevens bewaart de KNHS-VNS totdat zij een nieuwe ledenlijst voor het volgende jaar hebben ontvangen.
Erasmus Universiteit te Rotterdam
Wij verzamelen door middel van het inschrijfformulier gegevens van eerstejaars studenten waarvoor wij een eerstejaars subsidie kunnen aanvragen bij de Erasmus Universiteit. De gegevens die wij doorgeven aan de Erasmus Universiteit zijn:
- Voornaam
- Achternaam (inclusief eventuele tussenvoegsels)
- Geboortedatum
- Studentnummer
De combinatie van voornaam, achternaam, geboortedatum en studentnummer zijn gegevens waarmee de Erasmus Universiteit een unieke gebruiker ziet (direct identificerende gegevens), zodat zij kunnen controleren of deze personen eerstejaars studenten zijn waarvoor zij ons een eerstejaars subsidie toekennen.
Doorgifte van jouw gegevens buiten de EU
R.S.R. Marcroix verstrekt geen persoonsgegevens aan landen buiten de EU.
R.S.R. Marcroix verstrekt geen persoonsgegevens aan landen buiten de EU.
Hoe lang worden gegevens bewaard en hoe worden ze beveiligd?
R.S.R. Marcroix bewaart jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de Wbp/AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Daarnaast worden passende beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik en ongeautoriseerde toegang te vermijden. Alleen het bestuur der R.S.R. Marcroix heeft toegang tot deze gegevens.
R.S.R. Marcroix bewaart jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de Wbp/AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Daarnaast worden passende beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik en ongeautoriseerde toegang te vermijden. Alleen het bestuur der R.S.R. Marcroix heeft toegang tot deze gegevens.
Hoe kan ik mijn gegevens inzien, wijzigen of verwijderen?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Hiervoor kun je contact opnemen met ons via [email protected]. Ook voor overige vragen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kun je op dit e-mailadres terecht. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Hiervoor kun je contact opnemen met ons via [email protected]. Ook voor overige vragen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kun je op dit e-mailadres terecht. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
